ประเภทการควบคุมในสำนักงาน

แยกประเภทเป็นกลุ่มๆและรายละเอียดได้ดังนี้ควบคุมเวลา (Time) เป็นการพิจารณาถึงประสิทธิภาพในการใช้เวลาทำงาน การควบคุมด้านเวลาประกอบด้วยกำหนดเวลามาตรฐาน งานสำนักงาน ต้องศึกษาถึงเวลาและการเคลื่อนไหวในการทำงาน โดยศึกษาจาก ความจำเป็นเบื้องต้น การพินิจพิจารณาจากประสบการณ์ ข้อมูลจากการบันทึกในอดีต การทำสุ่ม

การกำหนดเป้าหมายและมาตรฐานงานมาตรฐานสำนักงาน ( Office Standard )

1. เป็นสิ่งที่จัดตั้งหรือกำหนดขึ้นโดยธรรมเนียมนิยม หรือ ตามหน้าที่เพื่อวัดสิ่งต่างๆ เช่น คุณภาพ , ผลปฏิบัติงาน
2. เป็นปัจจัยสำคัญในการบริหารสำนักงานที่สะท้อน ความสัมพันธ์ของการควบคุมและบทบาทหน้าที่ทางการบริหาร

แนวทางในการบริหารงานสำนักงานสมัยใหม่

* ผู้จัดการสำนักงาน คือผู้บริหารที่จะต้องวางแผน จัดองค์การและควบคุมงานสำนักงานและนำ พนักงานในสำนักงานและนำพนักงาน ในสำนักงานปฏิบัติงานให้สำเร็จ ผู้บริหารสูงสุดควรตระหนักว่าผู้จัด การสำนักงานไม่ได้เป็นเพียงผู้ควบคุมงานธุรการเท่านั้น
* จัดแผนผังสำนักงานตามหลักวิทยาศาสตร์ เพื่อขจัดความเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น การ หยุดชะงักและการปฏิบัติที่ไม่จำเป็นออก
นำเครื่องจักรเครื่องมืออัตโนมัติไปใช้ในการปฏิบัติงานสำนักงานเพื่อประหยัด
* ศึกษาเวลาและการเคลื่อนไหวในกาทำงาน หาวิธีทำงานให้ง่ายขึ้นและทำการวัดผลงาน ในสำนักงาน
* ควรศึกษาหาวิธีจัดระบบและวิธีปฏิบัติงานสำนักงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และเสียต้นทุนน้อยลง
* ปรับปรุงระบบการจัดเก็บเอกสาร ให้สอดคล้องกับระบบการควบคุมแบบฟอร์ม เพื่อขจัดความสิ้น เปลืองในด้านการจัดเก็บเอกสาร
* รักษาสัมพันธภาพอันดีระหว่างผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน จัดการฝึกอบรม ให้บริการแนะ นำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

การควบคุมการบริหารสำนักงาน

การควบคุมในสำนักงาน คือ การประเมินผลการปฏิบัติงานและการแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น เพื่อพัฒนาวิธีการปฏิบัติงานให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ การวางแผนควบคุมระบบเพื่อเป็นการวัดและประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยที่ผู้บริหารสำนักงานจะต้องเข้าใจและรู้จักเลือกใช้ เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุม ให้เหมาะสมกับระบบการปฏิบัติงานในสำนักงาน บทบาทของการควบคุมในสำนักงาน คือ การควบคุมจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็น ประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลของการปฏิบัติงาน

การบริหารสำนักงานประกอบด้วย งานสำคัญ 4 ประการ

1. การวางแผน (Planning) เป็นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานสำนักงานไว้ล่วงหน้าว่างานสำนักงานอะไรบ้างท ี่จะต้องมีการปฏิบัติ และจะต้องปฏิบัติอย่างไร ซึ่งจะต้องมีการคิดวิเคราะห์ ออกแบบ และการคาดคะเน ลักษณะของการวางแผนงานสำนักงาน ประกอบด้วยการเตรียมงานต่อไปนี้
2. การจัดองค์การ (Organizing) หมายถึงการกำหนดกิจกรรมต่าง ๆ ในสำนักงานกำหนดว่า ใครทำอะไร และภายใต้สิ่งแวดล้อมอะไร เป็นการจัดสิ่งแวดล้อมของงาน การแบ่งหน้าที่และ ความรับผิดชอบ การจัดหาวัสดุและเครื่องจักรที่จำเป็น และสร้างความสัมพันธ์ที่เหมาะสมภายในหน่วยงาน และระหว่างบุคลากร การจัดองค์การในสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้
3. การปฏิบัติหรือการดำเนินการสำนักงาน (Actuating) เป็นการปฏิบัติงานสำนักงาน ซึ่งส่วน ใหญ่จะ เกี่ยวข้องกับคน เป็นการเก็บรักษาความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับ บัญชา ซึ่งจะ เกี่ยวกับเรื่องต่อไปนี้
4. การควบคุม (Controlling) การควบคุมงานสำนักงานต้องปฏิบัติให้สอดคล้องกับการวางแผน ดังนั้นการควบคุมงานสำนักงานจึงควรควบคุมในเรื่องเกี่ยวกับ